Arhivarea presupune păstrarea, în anumite condiții, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp care pot ajunge și până la 50 de ani, a unor documente folosite de firme în activitatea lor curentă. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie în măsură să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.
Ce acte se păstrează 10 ani?
- Prin recenta OUG nr. 13/2021, în Legea contabilității au intrat câteva prevederi noi referitoare la păstrarea bilanțurilor. Astfel, în lege scrie acum expres că situațiile financiare și raportările contabile celor care au realizat o cifră de afaceri mai mare decât echivalentul în lei a 1.000.000 euro la sfârșitul exercițiului financiar precedent se păstrează timp de zece ani.
- Registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva entităților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite
Ce acte se păstrează 50 ani?
- statele de salarii
Ce acte se păstrează 5 ani?
- notă de recepție și constatare de diferențe;
- bon de predare, transfer, restituire;
- bon de consum;
- bon de consum (colectiv);
- lista zilnică de alimente;
- dispoziție de livrare;
- fișă de magazie;
- listă de inventariere;
- listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
- chitanță;
- chitanță pentru operațiuni în valută;
- dispoziție de plată/încasare către casierie;
- borderou de achiziție;
- borderou de achiziție (de la producători individuali);
- decont pentru operațiuni în participație;
- ordin de deplasare (delegație);
- ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
- decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
- decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
- notă de debitare/creditare;
- fișă de cont pentru operațiuni diverse;
- fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
- decizie de imputare;
- angajament de plată.
De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.
Pe lângă arhivarea pe suport hârtie, Ordinul MFP nr. 2634/2015 a introdus şi posibilitatea păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli.